Microsoft Excel, verileri düzenlemenize, analiz etmenize ve sunmanıza yardımcı olabilecek güçlü bir araçtır. Excel'deki temel işlevlerden biri, yalnızca toplam toplamları ve kopyalanma yeteneğidir. Bu, verilerinizi özetlemek ve yalnızca son sayıları sunmak istediğinizde yararlı olabilir.
Bunu nasıl başarabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır: Veri aralığını vurgulayın, toplamları hesaplamak için Veri sekmesinin altındaki subtotal işlevi kullanın, ardından yalnızca alt total satırları seçmek için özel işlevi kullanın ve son olarak seçilen satırları yeni bir yere kopyalayıp yapıştırın.
Bunu yaptıktan sonra ne olur? Bireysel veri noktalarının dağınıklığı olmadan raporlar, sunumlar veya daha fazla analiz için yararlı olabilecek toplamları gösteren verilerinizin düzgün bir özetine sahip olacaksınız.
giriiş
Microsoft Excel, iş dünyasında ve iyi bir nedenden dolayı bir elyaftır. Basit hesaplamalardan karmaşık veri analizine kadar her şeyi işleyebilen inanılmaz derecede çok yönlü bir araçtır. Özellikle büyük veri kümelerini yönetmek için yararlı olan bir özellik, yalnızca toplam toplam ve kopyalama yeteneğidir.
İster finansal raporları özetleyen bir muhasebeci, ister üç aylık geliri izleyen bir satış elemanı veya araştırma verilerini düzenleyen bir öğrenci olun, Excel'in alt işlevi size zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilir. Manuel olarak sayı gruplarını toplamak yerine, Excel'in ağır kaldırmayı yapmasına izin verebilirsiniz. Ve alt toplamlarınızı aldıktan sonra, daha fazla analiz veya raporlama için yalnızca bu toplamları başka bir yere kopyalamak isteyebilirsiniz. İşte bu noktada yalnızca alt total satırları seçme ve kopyalama yeteneği devreye girer. Bu makalede, bunu başarmak için adımlardan geçeceğiz ve veri yönetimi görevlerinizi biraz daha kolay hale getireceğiz.
Adım Adım Eğitici: Microsoft Excel'deki Yalnızca Toplamlar ve Kopyala Toplamları
Adımlara dalmadan önce, neyi hedeflediğimizi anlayalım. Excel'de alt sınav, veri grupları için toplamları, ortalamaları, sayıları ve diğer işlevleri hızlı bir şekilde hesaplamanızı sağlar. Yalnızca toplamları kopyalamak, bu hesaplanan rakamları ayrı veri noktaları olmadan çıkarabileceğiniz anlamına gelir, bu da özellikle büyük veri kümeleriyle çalışırken yararlı olabilir.
1. Adım: Veri aralığını vurgulayın
Subtotal yapmak istediğiniz veri aralığını seçin.
Excel, bu aralıktaki verilere subtotal işlevi uygulayacağından doğru veri aralığını seçmek çok önemlidir. Özetlemek istediğiniz verileri içeren tüm satır ve sütunları eklediğinizden emin olun.
Adım 2: Veri sekmesinin altındaki subtotal işlevi kullanın
Veri sekmesine gidin, Subtotal'a tıklayın ve verilerinize en uygun seçenekleri seçin.
Alt Total iletişim kutusunda, hangi sütunun alt kaset yapacağını, kullanılacak işlevi (toplam veya ortalama gibi) ve grupları alt katlama için ayırmak için hangi sütunun kullanılacağını belirlersiniz. Örneğin, satış verilerini bölgeye göre alt görevliyseniz, bölge sütunu değiştiğinde satış sütununu alt test etmeyi seçersiniz.
Adım 3: Yalnızca Alt Total Satırları Seçmek İçin Özel İşlevlere Git'i kullanın
Subtotal'larınız mevcut olduktan sonra F5 tuşuna basın, “Özel” ye tıklayın, “Yalnızca Görünür Hücreler” i seçin ve Tamam'ı tıklayın.
Bu adım anahtardır, çünkü satırları tek tek veri noktalarına değil, yalnızca alt total rakamlarla seçmenizi sağlar. Excel'in özel işlevine gitmek, bu süreci çok daha yönetilebilir hale getirebilen gizli bir mücevher.
Adım 4: Seçilen satırları yeni bir konuma kopyalayın ve yapıştırın
Seçilen satırları kopyalayın ve e -tablonuzdaki veya yeni bir belgenizdeki yeni bir yere yapıştırın.
Artık yalnızca subtotal satırları seçtiğinize göre, ihtiyaç duyduğunuz yere kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Bu, bir özet raporu için çalışma kitabınızdaki yeni bir sayfaya veya verileri başka biriyle paylaşıyorsanız farklı bir programa olabilir.
Profesyonel
| Fayda | Açıklama |
|---|---|
| Zaman tasarrufu sağlar | Verileri manuel olarak özetlemek yerine, subtotal işlev işlemi otomatikleştirerek size değerli zaman kazandırır. |
| Organizasyonu geliştirir | Yalnızca toplamları kopyalayarak, verilerinizin temiz ve özlü bir özeti oluşturarak analiz etmeyi ve paylaşmayı kolaylaştırabilirsiniz. |
| Hataları azaltır | Subtotal işlemin otomatikleştirilmesi, manuel hesaplama hataları riskini azaltarak daha doğru veriler sağlar. |
Eksileri
| Dezavantaj | Açıklama |
|---|---|
| Öğrenme eğrisi | Bazı kullanıcılar, subtotal işlevi öğrenmeyi ve ilk hayal kırıklığına yol açabilecek özel özelliğe gitmeyi zor bulabilir. |
| Veriler sıralanmalıdır | Subtotal işlevin doğru çalışması için veriler, ekstra bir adım ekleyen subtotal yapmak istediğiniz grup tarafından sıralanmalıdır. |
| Veri ihmal potansiyeli | Dikkatli olmazsa, yalnızca subtotal satırları kopyalarken bazı verileri kaçırabilirsiniz, bu da eksik özetlere yol açabilir. |
Ek Bilgiler
Excel'in subtotal işlevinin inceliklerine hakim olmak, veri analizi ve sunumunda fark yaratabilir. Hatırlanması gereken profesyonel bir ipucu, alt notlarınızı kopyalamadan önce doğruluk için iki kez kontrol etmektir. Ayrıca, alt denetleme işleminden sonra verilerinizi düzenlerken dikkatli olmanız gerektiğini de belirtmek gerekir, çünkü satırları eklemek veya kaldırmak hesaplamaları etkileyebilir.
Karışıklıktan kaçınmak için Alt Total Özet Sayfalarınız için tanımlayıcı adları kullanmayı unutmayın. Ve unutmayın, subtotal işlev dinamiktir, yani orijinal setinizdeki verileri değiştirirseniz, toplamlar otomatik olarak güncellenir - beklemiyorsanız hem inanılmaz derecede kullanışlı hem de potansiyel bir tuzak olan bir özellik.
Özet
- Subtotal yapmak istediğiniz veri aralığını vurgulayın.
- İstenen hesaplamaları uygulamak için Veri sekmesinin altındaki subtotal işlevi kullanın.
- Yalnızca subtotal satırları seçmek için özel işlevi kullanın.
- Seçilen satırları yeni bir konuma kopyalayın ve yapıştırın.
Sık sorulan sorular
Subtotal fonksiyon ortalamaları ve toplamları hesaplayabilir mi?
Evet, subtotal fonksiyon sadece toplamları değil, ortalamaları, sayıları ve diğer birkaç istatistiksel önlemi hesaplayabilir.
Subtalling yaptıktan sonra yeni veri eklersem ne olur?
Subtotals, başlangıçta seçtiğiniz menzil içinde olduğu sürece yeni verileri içerecek şekilde otomatik olarak güncellenir.
Subtotals'ı Word veya PowerPoint gibi başka bir programa kopyalayabilir miyim?
Kesinlikle. Subtotal satırları seçip kopyaladıktan sonra, bunları raporlama veya sunum amacıyla diğer programlara yapıştırabilirsiniz.
Önerilen Okuma:Word'den Excel'e Nasıl Kopyala Yapılır: Adım Adım Kılavuz
Artık ihtiyacım yoksa subtotal satırları kaldırmanın bir yolu var mı?
Evet, Veri sekmesinin altındaki Alt Total iletişim kutusuna geri dönüp “Tümünü Kaldır” ı seçerek alt toplamları kaldırabilirsiniz.
Ya aynı anda birden fazla sütun subtotal olmak istersem?
Subtotal iletişim kutusundaki birden çok kutuyu kontrol ederek birden çok sütun aynı anda alt test yapabilirsiniz. Sadece verilerinizi okumayı daha zor hale getirebileceğini unutmayın.
Çözüm
Microsoft Excel'in yalnızca toplam ve kopyalama yeteneği, büyük veri kümeleriyle çalışan herkes için bir oyun değiştiricidir. Veri analizi sürecini basitleştirir, doğruluğu artırır ve açık, özet raporlar oluşturmaya yardımcı olur.
Excel'in işlevleri güçlü olsa da, sadece kullanıcının onları anlaması kadar iyi olduklarını unutmayın. Bu nedenle, pratik yapmak için zaman ayırın ve subtotals ve özel özelliğe gitme ile rahatlayın. Asıldıktan sonra, verilerinizi onsuz nasıl yönettiğinizi merak edeceksiniz.