Outlook'ta ofis dışı bir mesaj oluşturmak, kişilerinizin kullanılamamanız hakkında bilgilendirilmesini sağlayan basit bir görevdir. Otomatik bir cevap ayarlayarak, insanlara ne zaman geri döneceğinizi ve yokluğunuzda kiminle iletişime geçeceğinizi bildirirsiniz. Sadece birkaç adımda, mesajınızı ayarlayabilir ve önemli e -postaları kaçırma konusunda endişelenmeden zamanınızın tadını çıkarabilirsiniz.
Adım Adım Eğitici: Ofis dışı bir mesaj oluşturma mesajı oluşturma
Adımlara dalmadan önce, ofis dışı bir mesaj oluşturmanın karışıklığı önleyebileceğini ve uzaktayken iletişimi sürdürebileceğini belirtmek önemlidir. Tatilde olun, ister konferansa katılın, ister kişisel nedenlerle dışarıda olun, bu özellik profesyonel e -posta yönetimi için bir zorunluluktur.
1. Adım: Outlook'u açın ve dosyayı seçin
Outlook uygulamanızı açın ve pencerenin sol üst köşesinde bulunan 'Dosya' sekmesini tıklayın.
Bu adım sizi otomatik yanıtlar da dahil olmak üzere çeşitli seçenekler bulacağınız 'Hesap Bilgileri' bölümüne götürür.
Adım 2: 'Otomatik Yanıtlar (Ofis dışında)' üzerine tıklayın.
'Hesap Bilgileri' bölümünde, 'otomatik yanıtlar (ofis dışı)' etiketli düğmeye tıklayın.
Yeni bir pencere açılır ve size otomatik yanıtları açma ve yokluğunuz için belirli zaman aralıklarını ayarlama seçeneği sunar.
Adım 3: Otomatik yanıtlarınız için zaman aralığını ayarlayın
'Otomatik Yanıtlar' penceresinde, ofis dışı döneminiz için tam başlangıç ve bitiş süresini belirleyebilirsiniz.
Kişilerin geri dönüşünüzü ne zaman bekleyeceğinizi bilmesi için net bir zaman aralığı ayarlamak çok önemlidir. Bu, beklentilerinin yönetilmesine yardımcı olur ve yanlış anlama riskini azaltır.
4. Adım: Ofis dışı mesajınızı yazın
Sağlanan metin kutusuna özlü ve bilgilendirici bir mesaj yazın. Gerekirse uzakta olacağınız tarihleri ve alternatif iletişim bilgilerini ekleyin.
Daha fazla okuma:Outlook'ta Office Mesajı Nasıl Çıkarılır: Adım Adım Kılavuz
İyi hazırlanmış bir mesaj profesyonel bir izlenim bırakır ve çok uzun olmadan gerekli tüm ayrıntıları sağlar.
Adım 5: Ofis dışı mesajınızı kimin alacağını seçin
Tüm harici gönderenlerin ofis dışı mesajınızı mı yoksa yalnızca kişi listenizdeki mesajınızı mı almayacağını seçebilirsiniz.
Otomatik yanıtlarınızı kimin alması gerektiğini seçerken gizliliğinizi ve işinizin doğasını düşünün.
Adım 6: Ayarlarınızı Kaydet
Mesajınızı oluşturduktan ve tercihlerinizi ayarladıktan sonra, ofis dışı mesaj ayarlarınızı kaydetmek için 'Tamam'ı tıklayın.
Profesyonel bir görüntüyü korumak için kaydetmeden önce herhangi bir hata veya yazım hatası için mesajınızı incelediğinizden emin olun.
Bu adımları tamamladıktan sonra, ofis dışı mesajınız belirttiğiniz süre boyunca etkin olacaktır. Kişilerinize, bunları kullanılamamanız hakkında bilgilendiren otomatik bir yanıt alacak ve e -posta iletişiminizin halledildiğini bilerek rahatlayabilirsiniz.
Ofis dışı mesajdan etkili bir görünüm oluşturmak için ipuçları
- Mesajınızı kısa ve noktaya getirin; Kimsenin hayat hikayenize ihtiyacı yok.
- Yokluğunuzun tarihlerini açıkça belirtin, böylece karışıklık yoktur.
- Acil konular için alternatif iletişim bilgileri sağlayın.
- Bir hafta boyunca sahile çıksanız bile profesyonel olun.
- Etkinleştirmeden önce mesajınızı ve ayarlarınızı çift kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Ofis dışı yanıtlar için bir zaman aralığı belirlemek gerekli mi?
Evet, bir zaman aralığı ayarlaması, geri döndüğünüzde kişilerinizi bilgilendirir ve ofis dışı mesajın süresiz olarak gönderilmesini önler.
Dahili ve harici kişiler için farklı mesajlar ayarlayabilir miyim?
Kesinlikle! Outlook, kuruluşunuzdaki ve dışındaki kişiler için mesajları özelleştirmenize olanak tanır.
Ofis dışı mesajıma kişisel iletişim bilgilerini eklemeli miyim?
Genel olarak, kişisel iletişim bilgilerinin dahil edilmesi önerilmez. Bunun yerine, alternatif bir iş teması veya departmanı sağlayın.
Ofis dışındayken e -postalarıma ne olur?
E -postalarınız her zamanki gibi gelen kutunuzda saklanır. Ofis dışı yanıt sadece gönderene gönderilen bir bildirimdir.
Bitiş tarihinden önce ofis dışı mesajımı iptal edebilir veya düzenleyebilir miyim?
Evet, 'otomatik yanıtlar' ayarlarını tekrar gözden geçirerek otomatik yanıtlarınızı istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Özet
- Outlook'u açın ve 'Dosya'yı seçin
- 'Otomatik yanıtlar (ofis dışı)' tıklayın.
- Yanıtlar için zaman aralığını ayarlayın
- Ofis dışı mesajınızı yazın
- Mesajınızın alıcılarını seçin
- Ayarlarınızı Kaydet
Çözüm
Outlook'ta ofis dışı bir mesaj oluşturmak, size çok fazla baş ağrısından tasarruf edebilecek basit bir süreçtir. Kişilerinizi kullanılamamanız hakkında bilgilendirmek ve onlara yardım almak için alternatif yollar sunmak profesyonel bir nezakettir. Yukarıda belirtilen adımları izleyerek, ofis dışı mesajınızın açık, bilgilendirici ve etkili olduğundan emin olabilirsiniz. Unutmayın, iyi hazırlanmış bir mesaj, kişisel olarak cevap vermek için orada olmasanız bile harika bir izlenim bırakabilir. Mükemmel mesajı hazırlamak için ipuçlarını aklınızda bulundurun ve planlarınız değişirse ayarlarınızı tekrar ziyaret etmekten çekinmeyin. Şimdi, zamanınızın tadını çıkarın ve ofis dışı mesajınızı bilerek kolayca dinlenin.