Bir Excel dosyasının boyutunu azaltmak, yavaş yükleme süreleriyle mücadele ederken veya çok büyük bir elektronik tabloya e -posta göndermeniz gerektiğinde gerçek bir cankurtaran olabilir. İyi haber şu ki, herhangi bir önemli veriyi kaybetmeden dosyanızı inceltmek için kullanabileceğiniz birkaç basit hile var. Dalış yapalım ve nasıl yapıldığını görelim!
Excel dosya boyutunu azaltmak için adım adım öğretici
Başlamadan önce, dosya boyutunu azaltmanın depolama alanından tasarruf etmenize, dosyalarınızın paylaşılmasını kolaylaştırmanıza ve elektronik tablolarınızın açılmasını ve kapatılmasını hızlandırmanıza yardımcı olabileceğini anlamak önemlidir. İşte nasıl yapılacağı:
1. Adım: Gereksiz biçimlendirmeyi kaldırın
Elektronik tablonuzda kullanılmayan biçimlendirmeyi kaldırın.
Excel dosyaları, etrafta asılı bir sürü ekstra biçimlendirme olduğunda hantal olabilir. Bu, gerekli olmayan süslü yazı tipleri, renkler ve sınırlar gibi şeyleri içerir. Bu fazlalığı temizleyerek, dosyanıza çok ihtiyaç duyulan bir diyet veriyorsunuz.
Adım 2: Kullanılmayan hücreleri, satırları ve sütunları silin
Kullanılmayan hücrelerden, satırlardan veya sütunlardan kurtulun.
Bazen Excel, artık kullanımda olmayan ve dosya boyutuna ekleyebilen hücreleri takip edecektir. Sadece yer kaplayan satırlarınız ve sütunlarınız varsa, veda etme zamanı.
Adım 3: Görüntüleri ve nesneleri sıkıştırın
Excel dosyanızda herhangi bir resim veya nesne varsa, boyutlarını veya çözünürlüklerini azaltın.
Görüntüler ve nesneler gerçek uzay domuzları olabilir. Bunları sıkıştırarak veya çözünürlüklerini azaltarak, e -tablonuzun genel kalitesini çok fazla etkilemeden önemli miktarda alan tasarruf edebilirsiniz.
4. Adım: İkili Çalışma Kitabı olarak Kaydet
Varsayılan Excel Çalışma Kitabı (.xlsx) biçimi yerine dosyanızı Excel İkili Çalışma Kitabı (.xlsb) olarak kaydedin.
Excel ikili çalışma kitabı formatı, daha küçük bir dosya boyutuna yol açabilecek veri depolamanın daha kompakt bir yoludur. Bu, e -tablonuzla çalışma şeklinizi değiştirmez, ancak dosya boyutunda büyük bir fark yaratabilir.
Adım 5: Pivot tablo önbelleğini kaldırın
Pivot tabloları kullanıyorsanız, artık görüntülenmeyen eski verileri kaldırmak için pivot tablosu önbelleğini temizleyin.
Pivot tabloları verileri özetlemek için harika, ancak arka planda çok sayıda gereksiz bilgiyi de saklayabilirler. Önbelleğin temizlenmesi, dosyanızın yalın ve ortalama kalmasına yardımcı olabilir.
Bu adımları tamamladıktan sonra, Excel dosyanızın önemli ölçüde daha küçük olduğunu fark etmelisiniz, bu da yönetmeyi ve paylaşmayı kolaylaştıracaktır. Unutmayın, daha yalın bir dosya daha mutlu bir dosyadır!
Excel dosya boyutunu azaltmak için ipuçları
- Mümkün olduğunca daha basit formüller kullanmayı düşünün; Karmaşık formüller dosya boyutunu şişirebilir.
- İhtiyaç duyulmadığı takdirde otomatik hesaplamaları kapatın; Dosyanızı yavaşlatabilirler.
- Excel'in 'veri doğrulama' ve 'koşullu biçimlendirme' gibi veri araçlarını az miktarda kullanın.
- Kullanılmayan çalışma sayfalarını düzenli olarak silerek e -tablonuzu düzenli tutun.
- Herhangi bir ilerlemeyi kaybetmemek için boyutunu azaltırken dosyanızı düzenli olarak kaydedin.
Sık sorulan sorular
Bir Excel çalışma kitabı ve Excel ikili çalışma kitabı arasındaki fark nedir?
Excel çalışma kitabı Excel dosyaları için varsayılan dosya biçimidir, Excel ikili çalışma kitabı, dosya boyutunu azaltmaya yardımcı olabilecek daha kompakt bir dosya biçimidir.
Dosya boyutunu azaltmak Excel dosyamın işlevselliğini etkileyebilir mi?
Genel olarak, dosya boyutunu azaltmak, önemli verileri veya özellikleri kaldırmamaya dikkat ettiğiniz sürece dosyanızın işlevselliğini etkilememelidir.
Excel dosyalarımı ne sıklıkla temizlemeliyim?
Excel dosyalarınızı düzenli olarak temizlemek iyi bir fikirdir, özellikle de sürekli yeni veriler ekliyorsanız veya değişiklikler yapıyorsanız.
Ayrıca bakınız:Dizüstü Bilgisayar Windows 11'de veri kullanımını nasıl azaltılır: İpuçları ve püf noktaları
Excel dosya boyutunu ikili çalışma kitabı olarak kaydetmeden azaltabilir miyim?
Evet, gereksiz biçimlendirmeyi kaldırarak, kullanılmayan hücreleri silerek ve dosya biçimini değiştirmeden görüntüleri sıkıştırarak dosya boyutunu azaltabilirsiniz.
Dosya boyutunu azaltırken önemli verileri yanlışlıkla silersem ne yapmalıyım?
Son zamanlarda dosyanızı kaydettiyseniz, değişiklikleri geri dönmek için Excel'in 'Geri Al' özelliğini kullanabilirsiniz. Aksi takdirde, önemli değişiklikler yapmadan önce dosyalarınızı yedeklemek her zaman iyi bir fikirdir.
Özet
- Gereksiz biçimlendirmeyi kaldırın
- Kullanılmayan hücreleri, satırları ve sütunları silin
- Görüntüleri ve nesneleri sıkıştırın
- İkili Çalışma Kitabı olarak Kaydet
- Pivot tablo önbelleğini kaldır
Çözüm
Bir Excel dosyasının boyutunu azaltmak, yalnızca e -posta yoluyla göndermeyi kolaylaştırmakla ilgili değildir - iş akışınızın genel verimliliğini artırmakla ilgilidir. Kimse hantal bir dosyanın açılmasını veya depolama sorunlarıyla uğraşmasını beklemeyi sevmez, bu nedenle elektronik tablolarınızı zayıflatmak için zaman ayırmak uzun vadede ödeme yapabilir. Bu adımlar ve ipuçları herkesin takip etmesi için yeterince basit ve kolaydır, bu yüzden onları denemekten çekinmeyin. Unutmayın, anahtar, dosyanızda gerçekten ihtiyacınız olana dikkat etmek ve fazlalıktan kurtulmaktır. Biraz top biriktirme ve bazı akıllı tasarruf teknikleri ile, daha iyi, daha yönetilebilir Excel dosyalarına sahip olacaksınız. Öyleyse devam edin, e -tablolarınıza hak ettikleri makyajı verin ve daha düşük bir excel dosya boyutu ile gelen sadeliğin ve hızın tadını çıkarın.