Taranmış bir belgeyi Word'de düzenlemek ilk başta göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak doğru araçlar ve biraz bilgi birikimi ile kesinlikle ulaşılabilir. Esasen, taranan belgeyi Optik Karakter Tanıma (OCR) yazılımını kullanarak düzenlenebilir bir Word belgesine dönüştürmeniz gerekir. Dönüştürüldükten sonra, metni diğer tüm Word belgeleri gibi düzenleyebilirsiniz.
Görevi tamamladıktan sonra, taranan belgeniz gibi görünen düzenlenebilir bir kelime belgeniz olacaktır. Daha sonra yazım hatalarını düzeltmek, bilgileri güncellemek veya metni yeniden biçimlendirmek gibi ihtiyacınız olan değişiklikleri yapabilirsiniz.
giriiş
Hiç bir belgeyi sadece değişiklik yapmanız gerektiğini fark etmek için taradı mı? Düzenlemeniz gereken bir belgenin kağıt kopyasına takılı kaldıysanız, her şeyi yeni bir belgeye dönüştürmenin hayal kırıklığını bilirsiniz. Peki ya size, bu taranan belgeyi tek bir kelimeyi yeniden yazmadan düzenlenebilir bir kelime dosyasına dönüştürmenin bir yolu olduğunu söylersem? Evet, bunu duydun! Bu süreç, ister bir öğrenci, ister bir profesyonel ya da sadece evraklarını uzaklaştırmaya çalışan biri olun, düzenli olarak belgelerle çalışan herkes için cankurtarandır.
Taranmış bir belgeyi Word'de düzenlemek sadece kolaylık ile ilgili değildir; Verimlilik ve doğrulukla ilgilidir. Taranan bir belgeyi düzenlenebilir bir formata dönüştürerek, yeniden dipleme yoluyla yeni hatalar getirme riski olmadan hızlı bir şekilde değişiklik yapabilirsiniz. Ayrıca, her düzenlemeden sonra belgenin yeni sürümlerini yazdırmanız gerekmeyeceğinden, zaman ve kaynaklardan tasarruf sağlar. Bu süreç, sözleşmeler, raporlar, akademik makaleler veya kişisel belgeler olmak için evraklarla ilgilenen herkesle ilgilidir. Bu taranan belgelerin sizin için nasıl çalışacağını öğrenelim ve öğrenelim.
Nitty-Gritty'ye gelmeden önce ne yapacağımızı anlayalım. Taranmış bir belge alacağız, metni tanımak için OCR yazılımı aracılığıyla çalıştıracağız ve ardından düzenleme için Word'de açacağız. Kulağa basit geliyor, değil mi? Başlayalım.
1. Adım: Belgeni tarayın veya bulun
Her şeyden önce, belgenizin dijital bir kopyasına ihtiyacınız var. Henüz yapmadıysanız, telefonunuzda bir tarayıcı veya tarama uygulaması kullanarak tarayın.
Yüksek çözünürlükte tarama, tanıma doğruluğu söz konusu olduğunda en iyi sonuçları verecektir. Tüm belgenin görünür olduğundan ve metin ve arka plan arasında iyi bir kontrast olduğundan emin olun.
Adım 2: Taranan belgeyi dönüştürmek için OCR yazılımını kullanın
Ardından, taranan belgenizi düzenlenebilir bir kelime dosyasına dönüştürmek için OCR yazılımını kullanın.
Çevrimiçi olarak mevcut olan, bazıları ücretsiz olan birçok OCR aracı vardır. Belgeni yükledikten sonra, yazılım metni analiz eder ve dijital bir formata dönüştürür.
Adım 3: Dönüştürülen dosyayı Word'de açın
OCR işlemi tamamlandıktan sonra, düzenlenebilir belgeyi indirin ve Word'de açın.
Normal olan bazı biçimlendirme farklılıkları veya tanıma hataları fark edebilirsiniz. OCR mükemmel değil, ama işi hallediyor.
4. Adım: Belgeyi gerektiği gibi düzenleyin
Artık belgeniz Word'de bulunduğuna göre, diğer tüm metin dosyaları gibi düzenleyebilirsiniz.
OCR işlemi sırasında tanıtılmış olabilecek hatalar için belgeyi dikkatlice okuduğunuzdan emin olun.
Profesyonel
| Fayda | Açıklama |
|---|---|
| Zaman kazandıran | OCR size zaman alıcı ve sıkıcı olabilecek belgelerin güçlük sorununu kurtarır. |
| Kesinlik | Manuel veri girişini en aza indirerek, hata olasılığı önemli ölçüde azalır. |
| Düzenlenebilirlik | Dönüştürüldükten sonra, belge tamamen düzenlenebilir ve gerekli değişiklikleri yapmanızı sağlar. |
OCR kullanarak bir belgenin dönüştürülmesi sadece zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda verilerin doğru kalmasını sağlar. Büyük miktarda metin manuel olarak girerken yazma hataları yaygındır, böylece bu yöntem orijinal belgenin bütünlüğünün korunmasına yardımcı olur. OCR sihrini yaptıktan sonra, biçimlendirmeyi veya düzeltmeyi değiştiriyor olsun, belgeyi başka bir kelime dosyası gibi düzenleyebilirsiniz.
Ayrıca okuyun:Google Chrome'da taranan PDF'lerden metin nasıl çıkarılır
Eksileri
| Dezavantaj | Açıklama |
|---|---|
| OCR hataları | OCR kusursuz değildir ve özellikle düşük kaliteli taramalarda karakterleri yanlış yorumlayabilir. |
| Biçimlendirme sorunları | Dönüşüm işlemi, belgenin orijinal biçimlendirmesini doğru bir şekilde koruyamayabilir. |
| Yazılım sınırlamaları | Ücretsiz OCR yazılımının dosya boyutu veya dönüştürebileceğiniz sayfa sayısı konusunda sınırlamaları olabilir. |
OCR teknolojisi uzun bir yol kat etti, ancak yine de mükemmel değil. Dönüştürülmüş metinde, özellikle lekeler, lekeler olan veya başka türlü mükemmel olmayan taranmış belgelerle hatalar bulmak yaygındır. Ayrıca, OCR orijinal düzeni ve biçimlendirmeyi korumakla mücadele edebilir, bu da belgeyi Word'de yeniden biçimlendirmek için zaman harcamanız gerekebilir. Son olarak, tüm OCR yazılımları aynı özellikleri sunmaz ve özellikle ücretsiz bir sürümü tercih ederseniz kendinizi seçtiğiniz araçla sınırlı bulabilirsiniz.
Ek Bilgiler
Taranmış bir belgeyi Word'de düzenlerken, aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ipucu ve püf noktası vardır. Örneğin, bazı OCR yazılımları belgenizin dilini seçmenize olanak tanır, bu da tanıma doğruluğunu büyük ölçüde artırabilir. Bazı değişikliklerin belirli yönergeler altında yapılması veya hiç yapılması gerekebileceğinden, resmi belgeleri değiştirirken herhangi bir yasal etkiyi kontrol etmek de önemlidir.
Unutmayın, taramanızın kalitesi önemlidir. Eğik metin, gölgeler veya buruşuk sayfalar içeren zayıf taranmış belgeler daha az doğru OCR sonuçlarına yol açabilir. Bu nedenle, belgenizi düzgün taramak için zaman ayırın. Ve çok sayıda görüntü ve karmaşık biçimlendirme içeren bir belge ile uğraşıyorsanız, Word'de bazı manuel ayarlamalar yapmaya hazır olun.
Başka bir ipucu, doğrudan Microsoft Word ile entegre olan OCR yazılımı aramaktır ve taranan görüntüden düzenlenebilir belgeye daha yumuşak bir geçiş sağlar. Bu, programlar arasında dosya indirme ve yükleme ekstra adımlarını kurtarabilir.
Son olarak, farklı kullanımlar için uyumlu sürümlere sahip olduğunuzdan emin olmak için, son düzenlenmiş belgenizi Word ve PDF de dahil olmak üzere birden çok formatta kaydedin.
Özet
- Dijital belgenizi tarayın veya bulun.
- Belgeyi dönüştürmek için OCR yazılımını kullanın.
- Dönüştürülen dosyayı Word'de açın.
- Belgeyi gerektiği gibi düzenleyin.
Sık sorulan sorular
Taranmış bir belgeyi OCR olmadan Word'de düzenleyebilir miyim?
Hayır, taranan bir belge önce OCR ile dönüştürmeden, taranabilir belge, düzenlenebilir metin değil bir görüntü olduğu için doğrudan OCR ile dönüştürmeden doğrudan düzenleyemezsiniz.
OCR yazılımı pahalı mı?
OCR yazılımı fiyatta değişir, ancak temel ihtiyaçlar için uygun ücretsiz seçenekler mevcuttur.
OCR el yazısını tanıyabilir mi?
Bazı gelişmiş OCR yazılımları el yazısını tanıyabilir, ancak doğruluk genellikle basılı metinlerden daha düşüktür.
OCR yazılımı bazı kelimeleri tanımıyorsa ne olur?
Özellikle tarama kalitesi düşükse, OCR yazılımının tanımadığı kelimeleri manuel olarak düzeltmeniz gerekebilir.
OCR doğruluğunu nasıl geliştirebilirim?
Belgelerinizi yüksek çözünürlükte tarayın ve metnin OCR doğruluğunu artırmak için mümkün olduğunca net olduğundan emin olun.
Çözüm
Taranmış bir belgeyi Word'de düzenlemek sadece mümkün değildir, aynı zamanda OCR teknolojisi sayesinde nispeten basittir. Bu işlem, özellikle güncellenmesi veya düzeltilmesi gereken basılı belgelerle düzenli olarak çalışıyorsanız, önemli miktarda zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilir. OCR kusursuz olmasa da, sınırlamalarını bilmek, getirebileceği hataları tahmin etmenizi ve düzeltmenizi sağlar. Unutmayın, ilk taramanız ne kadar net olursa, OCR yazılımı o kadar iyi çalışır.
İster eski raporları dijitalleştirin, ister sözleşmeleri güncelleyin veya sadece daha verimli bir iş akışı oluşturmaya çalışın, taranan bir belgeyi Word'de düzenleme yeteneği, verimliliğinizi büyük ölçüde artırabilecek bir beceridir. Bir dahaki sefere yeniden yazacak bir kağıt yığını ile karşılaştığınızda, unutmayın: işi yapmanın daha akıllı bir yolu var.