MS Word'deki Posta Birleştirme, tek bir belge şablonunu bir veri kaynağıyla birleştirerek aynı anda birden fazla belge oluşturmanıza izin veren güçlü bir araçtır. Büyük bir grup alıcıya kişiselleştirilmiş mektuplar, etiketler ve hatta e -postalar göndermek için harika. Nasıl hızlı bir şekilde yapılır: MS kelimesini açın, 'Postalar' sekmesine gidin, 'Posta Birleştirme Başlat'ı seçin ve oluşturmak istediğiniz belge türünü seçin. Ardından 'Alıcıları Seç' seçerek veri kaynağınızı bağlayın ve kişiselleştirilmiş verilerin görünmesini istediğiniz birleştirme alanlarını ekleyin. Son olarak, birleştirmeyi önizleyin ve tamamlayın.
MS Word'de Posta Birleştirme Nasıl Yapılır Üzerine Adım Adım Eğitim
Nitty-Gritty'ye dalmadan önce, bu adımların ne başaracağını anlayalım. Excel elektronik tablo gibi bir kaynaktan gelen verilerle otomatik olarak doldurulacak kişiselleştirilmiş bir belge seti oluşturacağız. Bu, zamandan tasarruf etmek ve birden fazla belgede tutarlılık sağlamak için harika.
1. Adım: MS Word'i açın ve 'Postalar' sekmesini seçin
MS Word uygulamanızı açın ve şeritteki 'Postalar' sekmesini bulun. Bir posta birleştirmesi başlatmak için komuta merkeziniz.
'Postalar' sekmesi, bir posta birleştirmesi oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm araçları içerir. Kolay erişim için kurdele üzerinde elverişli bir konuma sahiptir.
2. Adım: 'Posta Birleştirmeyi Başlat'
'Postalar' sekmesine girdikten sonra, 'Posta Birleştirme'yi Başlat'ı tıklayın. Oluşturmak istediğiniz belge türü için çeşitli seçenekler sunan bir açılır menü görünür.
Doğru belge türünü seçmek çok önemlidir, çünkü bitmiş belgelerinizin düzenini belirler. Seçenekler arasında harfler, e -postalar, zarflar, etiketler ve dizin bulunur.
3. Adım: Belge Türünüzü Seçin
Açılır menüden oluşturmak istediğiniz belge türünü seçin. Örneğin, kişiselleştirilmiş mektuplar gönderiyorsanız, 'Mektuplar' üzerine tıklayın.
'Harfleri' seçmek, Word belgenizi standart harf biçiminde ayarlar ve daha sonra daha fazla özelleştirebilirsiniz.
4. Adım: 'Alıcıları Seç' tıklatarak veri kaynağınızı bağlayın
Belgelerinizi kişiselleştirmek için verilere ihtiyacınız var. Veri kaynağınıza bağlanmak için 'Alıcıları Seç'i' tıklayın;
Bu adım başarılı bir posta birleştirmesi için gereklidir. Birleştirmenize dahil etmek istediğiniz her bir bilgi parçası için sütunlarla (adlar, adresler vb.) Veri kaynağınızın düzenlendiğinden emin olun.
Adım 5: Belgenizdeki birleştirme alanlarını ekleyin
Şimdi verileriniz için yer tutucular ekleme zamanı. 'Birleştirme Alanını Ekle' ve veri kaynağınızdan bir alan seçin. Bu, verilerin belgeye nereye koyulacağını söyleyecektir.
Örneğin, alıcının adının görünmesini istediğiniz 'ad' için bir birleştirme alanı ekleyebilirsiniz. Bunu kişiselleştirilmiş verilerin görünmesini isterseniz her yerde yapın.
Adım 6: Belgelerinizi önizleyin
Birleştirmeyi tamamlamadan önce 'Önizleme sonuçlarını' tıklayın. Bu, eklenen gerçek verilerle belgelerin nasıl görüneceğini gösterecektir.
Daha fazla okuma:[Çalışıyor] YouTube oynatma listelerini kopyalayıp birleştirmenin en iyi 2 yolu? (2024)
Önizleme, birleştirmeyi sonlandırmadan önce herhangi bir hatayı veya biçimlendirme sorunlarını yakalamak için kritik bir adımdır. Değişiklik yapmak, birleştirmeyi tamamladıktan sonra şimdi çok daha kolay.
Adım 7: Birleştirmeyi tamamlayın
Her şey iyi görünüyorsa, 'Bitir ve Birleştir' 'yi tıklayın. Daha sonra tek tek belgeleri düzenlemeyi, yazdırmayı veya e -posta yoluyla göndermeyi seçebilirsiniz.
'Bitiş & Birleştir' tıklamak son belgeleri oluşturur. Buradan, ister baskı olsun ya da elektronik olarak gönderiyor olsun, onlarla ne yapacağınıza karar verebilirsiniz.
Posta birleştirmesini tamamladıktan sonra, gitmeye hazır bir dizi kişiselleştirilmiş belgeye sahip olacaksınız. Bu, özellikle çok sayıda alıcıyla uğraşıyorsanız, muazzam miktarda zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilir.
MS Word'de başarılı bir posta birleştirmesi için ipuçları
- Her bilgi parçası için net sütun başlıkları ile veri kaynağınızın iyi organize edildiğinden emin olun.
- Word'ün veri kaynağınızdaki hangi sütunların belgenizdeki birleştirme alanlarına karşılık geldiğine karşılık geldiğinden emin olmak için 'Eşleştir Alanları' özelliğini kullanın.
- Hataları veya biçimlendirme sorunlarını yakalamak için birleştirmeyi tamamlamadan önce her zaman belgelerinizi önizleyin.
- Gelecekte kullanım için belge şablonunuzu kaydedin. Gelecekte benzer bir posta birleştirmesi yapmanız gerekiyorsa bu size zaman kazandıracaktır.
- E -posta gönderiyorsanız, bilgisayarınızda Word'ün mesajları göndermek için kullanabileceği işleyen bir posta istemcisi olduğundan emin olun.
Sık sorulan sorular
Bir posta birleştirmesinde veri kaynağı nedir?
Veri kaynağı, belgenizde birleştirmek istediğiniz bilgileri içeren bir dosyadır. Genellikle bir excel elektronik tablosu veya her veri parçası için sütunları olan bir veritabanıdır.
E -posta göndermek için Mail Birge kullanabilir miyim?
Evet, kişiselleştirilmiş e -postaları doğrudan MS Word'den göndermek için Mail Birge'yi kullanabilirsiniz. Adım 3'teki belge türünüz olarak 'e-posta mesajlarını' seçmeniz yeterlidir.
Farklı veri kaynakları kullanmam gerekirse ne olur?
'Alıcıları seç' e geri dönerek ve yeni bir kaynak seçerek veri kaynaklarını istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Yeni kaynağın benzer sütun başlıklarına sahip olduğundan emin olun.
Daha sonra kullanım için posta birleştirme belgemi kaydedebilir miyim?
Kesinlikle! Posta birleştirme şablonunuzu kaydetmek iyi bir fikirdir, böylece birleştirme alanlarını tekrar ayarlamak zorunda kalmadan daha sonra yeniden kullanabilirsiniz.
Veri kaynağımı doğru şekilde nasıl biçimlendirebilirim?
Veri kaynağınızda net, tutarlı sütun başlıkları olmalı ve her satır benzersiz bir alıcıyı temsil etmelidir. Boş sıra veya sütun olmadığından emin olun.
Özet
- MS kelimesini açın ve 'Postalar' sekmesini seçin.
- 'Posta Birleştirme'yi Başlat'ı tıklayın.
- Belge türünüzü seçin.
- 'Alıcıları Seç' tıklatarak veri kaynağınızı bağlayın.
- Belgenizdeki birleştirme alanlarını ekleyin.
- Belgelerinizi önizleyin.
- Birleştirmeyi tamamlayın.
Çözüm
MS Word'deki Posta Birleştirme, büyük bir grup insan için kişiselleştirilmiş belgeler oluşturmak söz konusu olduğunda bir oyun değiştiricidir. Tecrübeli bir profesyonel ister bir ilk zamanlayıcı olun, bu kılavuzda belirtilen adımları takip etmek, baştan sona sorunsuz bir işlem sağlayacaktır. Belge şablonunuzu kurmaktan bitmiş ürününüzü önizlemeye kadar, her adım istediğiniz profesyonel görünümlü sonuçları elde etmek için çok önemlidir.
Unutmayın, başarılı bir posta birleştirmesinin anahtarı hazırlıktır. Veri kaynağınızın iyi yapılandırıldığından ve belge şablonunuzun bilgileri almaya hazır olduğundan emin olun. Biraz pratikle, kısa sürede özelleştirilmiş mektuplar, etiketler veya e -posta oluşturabilirsiniz.
Zamandan tasarruf etmek ve alıcılarınızı kişiselleştirilmiş iletişim ile etkilemek istiyorsanız, MS Word'de Posta Birleşmesi Masteringing bir zorunluluktur. Öyleyse, neden denemiyorsun? Sadece düşündüğünüzden daha kolay bulabilirsiniz! Ve kim bilir, belki sizin için yepyeni bir verimlilik dünyası açacaktır. Mutlu birleştirme!