WhatsApp gibi araçları kullanarak mesajlaşmanın popülaritesindeki artışa ve Instagram gibi sosyal medyadaki mesajlaşma özellikleri, e -posta, özellikle işlerle ilgili olarak hayatımızın çoğunda hala önemli bir rol oynuyor. Yaptığımız her şey için hala çok merkezi, çoğumuzun işlerimize ve kişisel hesaplarımıza yüzlerce e -posta alması. Bu, her şeyi takip etmeyi zorlaştırabilir. Bu makalede, Outlook, Gmail ve yerleşik Apple Mail uygulamasında e-postayı nasıl düzenleyeceğinizi göstereceğiz, böylece ihtiyacınız olanı kolayca bulabilirsiniz.
İpucu 1. İş ve kişisel e -posta için ayrı hesaplar kullanın
Bu konuda bazılarımızın başka seçeneği yok. Bir şirket için çalışıyorsanız, çalışma e -postanız otomatik olarak kişisel mesajlarınızdan ayrı olacaktır. Ancak kendiniz için çalışıyorsanız veya bir yan konseriniz varsa, her şey için aynı hesabı kullanabilirsiniz.
İş için ayrı bir adres tutmak, iş ve kişisel şeyleri ayrı tutmayı çok daha kolay hale getirir. Yaptığım şeyi bile yapabilir ve iş ve kişisel e -posta için farklı bir e -posta istemcisi kullanabilirsiniz. Bu şekilde, kişisel hesabınızdan iş e -posta gönderme şansı yoktur ya da tam tersi.
İpucu 2. Yeni posta kutuları veya klasörler oluşturun
Apple Mail'deki posta kutuları, diğer e -posta uygulamalarındaki klasörlerle aynıdır. Farklı e -posta mesajları türlerini saklamak için klasörler oluşturmak, gelen kutunuzu çok daha az dağınık hale getirecektir. Bir tanesi arkadaşlarınızdan e -postalar, diğeri de kamu hizmetleri şirketlerinden e -postaları depolamak için olabilir.
Postada yeni bir posta kutusu oluşturmak için Posta Kutusu menüsünü tıklayın ve yeni posta kutusu seçin. Ardından, posta kutusunun yalnızca Mac'inizde (Mac'imde seçin) veya bu e -posta hesabıyla kullandığınız her cihazda var olmasını isteyip istemediğinizi seçin (iCloud'u veya hesap sağlayıcısını seçin). Ardından, posta kutusuna bir ad verin ve Tamam'ı tıklayın. Posta kutusunu kullanmak için, bir mesajı gelen kutunuzdan yeni gelen kutusuna sürüklemeniz yeterlidir, oraya taşınır.
Daha fazla bilgi edin:İPhone'da e -postaları düzenlemek için iş parçacıklarını nasıl kullanılır
İpucu 3.. Posta eklerinizi uzaklaştırın
Mesajlarınızdaki ekler genellikle Mac'inize yerel olarak indirilir ve saklanır. Zamanla, bu dosyalar, özellikle çok sayıda büyük belge veya medya dosyası alırsanız, değerli disk alanını sessizce biriktirebilir ve tüketebilir.
Onlara erişimi kaybetmeden bu ekleri Mac'inizden güvenli bir şekilde silebilirsiniz. E-posta sunucusunda saklanırlar ve gerektiğinde yeniden indirilebilirler. Alanları boşaltmak için ekleri avlamak, filtrelerle bile sıkıcı olabilir. Neyse ki, daha basit bir yol var. CleanMyMac'ın temizleme özelliği Mac'inizi tarar ve tüm ekleri bulur ve bunları alanı geri kazanmalarını sağlar. İşte nasıl kullanılacağı.
- Ücretsiz CleanMyMac denemenizi alın.
- Kenar çubuğunda temizlik seçin.
- Tarama'yı tıklayın.
- Tarama tamamlandığında, ne kadar önemsiz bulunduğunu göreceksiniz.
- Tüm ekleri gözden geçirmek ve kaldırmak için tüm önemsizleri inceleyin.
İpucu 4. Akıllı posta kutularını kullanın
Postada, akıllı posta kutuları belirlediğiniz kriterlere göre dikte edilen mesajlar görüntüler. Örneğin, belirli bir gönderenden tüm mesajları görüntülemek için bir tane oluşturabilirsiniz. Mesajlar gelen kutunuzdan akıllı posta kutusuna taşınmaz, bu nedenle akıllı posta kutuları dağınıklığı azaltmaz. Mesajları yalnızca kriterleri karşılayanların görüntülenmesi için filtrelerler.
Postada yeni bir akıllı posta kutusu oluşturmak için posta kutusu menüsünü tıklayın ve yeni akıllı posta kutusu seçin. Akıllı posta kutusuna bir ad verin ve görüntülenecek mesajları seçmek için kullanılması gereken ilk kriteri seçin. Daha fazla kriter eklemek istiyorsanız, '+''yı tıklayın. Bitirdiğinizde Tamam'ı tıklayın.
İpucu 5. Gelen posta için kurallar oluşturun
Posta da dahil olmak üzere çoğu e -posta uygulaması, ona ne olduğunu dikte eden gelen posta için kurallar oluşturmanıza olanak tanır. Örneğin, tüm mesajları bir alıcıdan veya bir grup alıcıdan belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturabilirsiniz. Veya konu satırında belirli bir kelimeye sahip mesajları otomatik olarak silen.
Posta uygulamasında kurallar oluşturun
- Posta uygulamasında, Mac Mail ayarlarını görüntülemek için komut-comma'ya basın.
- Kurallar sekmesini seçin ve Kural Ekle'yi tıklayın.
- Açıklama kutusuna kural için bir ad yazın.
- Kural için ilk kriteri ayarlamak için menüleri kullanın.
- Daha fazla kriter eklemek için '+''yı tıklayın ve tüm kriterler karşılandığında veya bunlardan herhangi biri karşılandığında kuralın çalışıp çalışmayacağını seçin.
- Kriterler karşılanırsa gerçekleştirilmesi gereken eylemi seçin.
- Kuralı kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.
Kuralı gelen kutunuzda zaten mevcut mesajlara uygulamak istiyorsanız, Uygula'yı tıklayın. Aksi takdirde, açılan iletişim kutusuna uygulamayın.
Outlook'ta Kurallar Oluştur
Outlook'u basit kuralları kullanarak e -postalarınızı otomatik olarak sıralayacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Örneğin, belirli bir gönderenden tüm mesajları belirlenmiş bir klasöre taşıyan bir kural oluşturabilirsiniz.
- Herhangi bir mesajı sağ tıklatın ve kuralları tıklayın.
- Her zaman mesajları [gönderenin adı] 'dan taşıyın.
- Yeni bir klasör seçin veya yeni bir klasör seçin ve Tamam'ı tıklayın.
Gmail'deki e -postaları filtrelemek için kurallar oluşturun
Gmail'deki filtreler kaydettiğiniz aramalardır ve aynı zamanda eşleşen mesajlara arşivleme, okuma olarak işaretleme veya yönlendirme gibi kurallar da uygulayabilirler. Gmail'de e -postalarınızı daha verimli bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi arıyorsanız güçlü bir araçtır.
Bir filtre oluşturmak için:
- Gidip gelmekgmail.comVe giriş yapın Gmail hesabı
- Arama çubuğunun sağındaki gelen kutusuna ve ayarlar simgesine tıklayın.
- Bir filtre oluşturmak için metin kutularını doldurun ve seçenekler arasından seçim yapın.
- Filtre Oluştur'a tıklayın.
- Ardından, Gmail'in filtre kriterlerini karşılayan mesajlarla ne yapacağını bilir, böylece kutudaki seçenekler arasından seçim yapın.
- Filtre Oluştur'a tıklayın.
İpucu 6. Apple Mail'de kategorileri kullanın
Apple Mail'in MacOS Sequoia sürümü, mesajları otomatik olarak kategorize etmenizi sağlayan yeni bir özellik sundu. Bir e -postanın ne hakkında olduğunu anlamak için Apple Intelligence'ı kullanır ve buna göre kategorize eder. Daha sonra görüntülemek istediğiniz kategoriyi seçebilirsiniz. Örneğin, birincil, Mail'in en önemli olduğunu düşündüğü mesajlardır, ancak çevrimiçi bir alışveriş makbuzu görmek istiyorsanız, işlemlerle ilgili e -postaları görmek için tramvay simgesine dokunabilirsiniz. Kategorileri etkinleştirmek için Apple Mail Gelen Kutunuza gidin, üstteki üç noktayı tıklayın ve kategorileri göster seçin.
İpucu 7. Apple Mail'in postanıza öncelik vermesine izin verin
MacOS Sequoia Mail'de mesajlar düzenlemenin bir başka yolu da şov öncelik özelliğini kullanmaktır. Bu özellik, hangi e-posta mesajlarının en çok duyarlı olacağını seçmek için Apple Intelligence'ı kullanır. En son alınan mesajların üstüne, gelen kutunuzun üstüne koyar. Açmak için araç çubuğundaki üç noktayı tıklayın ve öncelikli mesajları gösterin.
İpucu 8. Kişileri VIPS olarak atayın
VIP olarak bir kişiyi atamak, mesajlarına karşı bir yıldız koyar ve bunları VIPS adlı akıllı bir posta kutusunda görüntüler. Bir VIP ile iletişim kurmak için, gönderdikleri bir e-postada adlarını tıklayın ve açılır menüden VIP'lere ekle'yi seçin.
İpucu 9. Bana hatırlat beni
Apple Mail, onlara yanıt verebilecek bir konumda olduğunuzda, daha sonraki bir zamanda önemli e -postaları hatırlatmanıza izin veren bir özelliğe sahiptir. Diğer e -posta uygulamaları, bazen erteleme olarak adlandırılan benzer bir özelliğe sahiptir. UYGUN İLGİLİ Apple Mail'de hatırlatın, Gelen kutunuzdaki bir mesajın üzerinden iki parmağla sağa kaydırın ve hatırlat beni seçin ve hatırlatma için bir dönem seçin veya mesaja sağ tıklayın, hatırlat beni seçin ve ardından zaman dilimini seçin. Zaman geldiğinde bir bildirim alacaksınız ve mesaj gelen kutunuzun üstünde görünecektir. Bana hatırlatarak ve klasörlerde veya posta kutularındaki mesajları özenle arşivleyerek, önemli bir mesaja yanıt vermeyi unutmamayı sağlarken gelen kutunuzu net tutabilirsiniz.
İpucu 10.
Gelen kutunuzu temizlemek veya mesajları klasörlere taşımak istemiyorsanız, bunları daha sonra daha kolay bulabilmeniz için işaretleyebilirsiniz. Bir mesajı sağ tıklayın veya kontrol edin ve bayrak bölümünde görüntülemek için bir bayrak rengi seçin.
İpucu 11. Okumadığınız bültenlerden abonelikten çıkın
Haber bültenlerini ve promosyon e -postalarını gelen kutunuzu dağınık tutmak için gösteri kategorileri veya akıllı posta kutuları kullanmak harika. Ama daha da iyisi, hiç okumadığınız kişilerden abonelikten kaçınmaktır. Bunu bir bültenin veya promosyon e -postasının üst kısmındaki abonelikten çıkmayı tıklayarak posta ile yapabilirsiniz. Düğme orada değilse, e -postanın alt kısmında abonelik bir bağlantı olmalıdır.
İpucu 12. E -postamı gizle
Bir iCloud+ abonesi iseniz, kaydolduğunuz her bülten veya promosyon e -postası için yeni bir e -posta adresi oluşturmak için E -posta My My E -posta özelliğini kullanabilirsiniz. E -posta adresinizi girmeniz istendiğinde, macOS e -postamı gizle kullanmanızı istemelidir. Daha sonra benzersiz bir adres oluşturacak ve otomatik doldurmanızı isteyecektir. Bu adresteki tüm mesajlar gelen kutunuza iletilir, ancak bunu Sistem Ayarları> [Adınız]> ICLOUD> 'da tamamen kapatabilir veya silebilirsiniz.
Her gün çok sayıda e -posta alırsanız, gelen kutunuz hızla dağınık ve hatta ezici olabilir. Ancak, bu şekilde olmak zorunda değil. Mesajları daha kolay hale getirmek için yapabileceğiniz birçok şey var. Mac'inizde e -postaları düzenlemenin en iyi yolları için yukarıdaki ipuçlarımızı izleyin.